Politique de protection des données personnelles myPrimobox

Politique de protection des données personnelles myPrimobox

Septeo HR Solutions attache une importance particulière à la protection des données personnelles des utilisateurs de myPrimobox, le coffre-fort numérique personnel mis à disposition des salariés dont l’employeur a choisi la dématérialisation de ses documents RH.

La présente politique vous informe sur la manière dont vos données sont collectées, utilisées et protégées lorsque vous utilisez votre espace myPrimobox (www.myprimobox.com) et ses applications.

1. Qui est responsable de vos données ?

Le traitement de vos données dans myPrimobox repose sur deux cadres distincts :

  • Documents déposés par votre employeur (bulletins de paie, contrats, attestations, etc.) : votre employeur est responsable de traitement. Septeo HR Solutions agit en qualité de sous-traitant, pour son compte et selon ses instructions, dans le cadre du contrat qui les lie.
  • Gestion de votre espace personnel (création et sécurisation du compte, documents que vous déposez vous-même, assistance, conservation de votre coffre après un départ de l’entreprise) : Septeo HR Solutions est responsable de traitement.

Septeo HR Solutions, 42 chemin de la Bruyère, 69570 Dardilly.

2. Les données que nous traitons

  • Données d’identification : nom, prénom, adresse email, téléphone, date de naissance [à confirmer], matricule salarié, nom de l’employeur.
  • Données de connexion et de sécurité : identifiants, mot de passe chiffré, codes d’authentification, adresse IP, journaux de connexion, type de terminal.
  • Documents RH transmis par votre employeur : ils peuvent contenir des données de rémunération, votre numéro de sécurité sociale, vos coordonnées bancaires ou des informations relatives à vos absences.
  • Documents personnels que vous choisissez de déposer dans votre coffre.
  • Données d’assistance : contenu de vos échanges avec le support.

Septeo HR Solutions n’accède pas au contenu de vos documents, sauf demande expresse de votre part dans le cadre d’une intervention du support ou obligation légale.

3. Pourquoi nous les traitons (finalités et bases légales)

  • Distribution et mise à disposition des documents RH de votre employeur : contrat entre votre employeur et Septeo HR Solutions, obligation légale de l’employeur (art. L.3243-2 et D.3243-7 du Code du travail).
  • Création, gestion et sécurisation de votre compte : exécution des conditions générales d’utilisation.
  • Conservation de votre coffre, y compris après votre départ de l’entreprise : obligation légale et exécution des CGU.
  • Stockage de vos documents personnels : exécution des CGU.
  • Assistance utilisateur : exécution des CGU, intérêt légitime.
  • Sécurité du service et prévention des fraudes : intérêt légitime.
  • Mesure d’audience du site : consentement.

4. Destinataires

Vos données sont accessibles uniquement :

  • aux personnels habilités de Septeo HR Solutions (support, équipes techniques), dans la limite de leurs fonctions ;
  • à votre employeur, pour les seuls documents qu’il a lui-même déposés et les informations nécessaires à leur distribution (votre employeur n’a jamais accès à vos documents personnels ni au contenu de votre coffre) ;
  • à nos sous-traitants techniques, notamment notre hébergeur OVH (France) ;
  • aux autorités administratives ou judiciaires, sur demande écrite et motivée prévue par la loi.

Vos données ne sont jamais vendues ni utilisées à des fins publicitaires.

5. Durées de conservation

  • Bulletins de paie et documents RH dématérialisés : conservés pendant 50 ans ou jusqu’à vos 75 ans, conformément à l’article D.3243-8 du Code du travail. Votre espace reste accessible pendant toute cette durée, y compris si vous quittez votre employeur.
  • Documents personnels : conservés tant que votre compte est actif, jusqu’à leur suppression par vos soins.
  • Clôture du compte : vous pouvez demander la clôture de votre espace à tout moment. Il vous appartient au préalable de récupérer vos documents. [à confirmer : délai de suppression effective]
  • Données d’assistance : 3 ans à compter du dernier échange.
  • Journaux de connexion : 1 an.
  • Cookies de mesure d’audience : 13 mois maximum.

6. Localisation des données

Vos données sont hébergées sur des serveurs situés en France. Aucun transfert hors de l’Union européenne n’est effectué. Si cela devait changer, vous en seriez informé au préalable et des garanties appropriées seraient mises en place conformément au RGPD.

7. Sécurité

myPrimobox est conçu pour conserver des documents sensibles. Septeo HR Solutions met en œuvre notamment :

  • le chiffrement des données en transit et au repos [à confirmer] ;
  • une authentification renforcée [à confirmer : double authentification] ;
  • des accès restreints aux seules personnes habilitées, soumises à des obligations de confidentialité ;
  • la traçabilité des accès et des opérations ;
  • des sauvegardes régulières et des audits de sécurité ;
  • des garanties d’intégrité et de pérennité des documents conformes aux exigences du Code du travail.

8. Vos droits

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité et d’opposition, ainsi que du droit de définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.

Certains droits peuvent être limités par les obligations légales de conservation des bulletins de paie. Pour les documents déposés par votre employeur, vous pouvez également vous adresser directement à lui.

Pour exercer vos droits :

  • par email : dpo@septeo.com
  • par courrier : Septeo HR Solutions, DPO, 42 chemin de la Bruyère, 69570 Dardilly

Une justification d’identité peut vous être demandée. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

9. Cookies

myPrimobox utilise des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service (session, sécurité, préférences de langue), qui ne requièrent pas votre consentement.

Les éventuels cookies de mesure d’audience ne sont déposés qu’avec votre accord, recueilli via le bandeau affiché lors de votre première visite. Vous pouvez modifier vos choix à tout moment via le lien « Gestion des cookies » en bas de page.

10. Délégué à la protection des données

Septeo HR Solutions a désigné un Délégué à la protection des données, joignable à dpo@septeo.com.

11. Modification de la politique

Cette politique peut évoluer en fonction des évolutions légales ou du service. La version en vigueur est toujours accessible sur le site. Dernière mise à jour : 16 octobre 2026.